Praxis-Tipps für Ihre Veranstaltungsplanung

Eine Tagung, einen Marken-Event oder gar einen Kongress zu planen und zu realisieren, ist schon eine echte Herausforderung für jeden, der damit betraut ist. Sie braucht nicht nur einen klaren Kopf und gute Nerven, sondern auch die strukturierte Vorgehensweise, sorgfältige Detailplanung und akribisch genaue Exekution, um vom Erfolg gekrönt zu sein.

Hier sind einige nützliche Tipps von erfahrenen Planern, die Ihnen bei Ihrer Planung helfen, als Sieger aus dem Spiel der Kräfte hervorzugehen:

1. Klare Ziele definieren

Wenn alle beteiligten Mitarbeitern und externe Dienstleistungspartner die Zielsetzung der Veranstaltung nicht klar vor Augen haben, können sie auch nicht in die richtige Richtung laufen. Wenn jeder weiß, was Sie erreichen wollen, wen Sie erreichen wollen und wie sie das vorhaben, wird Ihre Planung Ziel führend, effektiv und auch kostengünstig sein. Das präzise Briefing ist dabei ein perfektes Mittel zum Zweck und der Wegweiser zum reibungslosen Funktionieren aller Beteiligten.

Das muss rein:

• Wer ist die Zielgruppe?
• Was ist der Anlass?
• Was soll erreicht werden?
• Wann soll es stattfinden?
• Wo soll es passieren?
• Wie viel darf es kosten?
• Was ist im Umfeld der Veranstaltung zu beachten?
• Welche Idee trägt und prägt die Veranstaltung?
• Wie lautet die kreative guide-line?

2. Gute Partner

Es gibt viele Fische, die im MICE Wasser schwimmen. Darunter Haie, Zierfische und solche, die äußerst nützlich und mit allen Wassern gewaschen sind wie gute Techniker, zuverlässige Caterer oder kreative Eventagenturen. Sie bringen Erfolgspotential mit und tragen zum guten Gelingen Ihrer Veranstaltung bei. Sie aus dem Meer der Dienstleistungsanbieter heraus zu fischen, ist allerdings nicht ganz einfach.

Einfach ins Branchenbuch zu schauen oder über ein Stichwort zu googlen, ist wenig zielführend. Denn es fördert wenig oder nichts über die reale Anbieterqualität zutage.

Besser ist es da schon, Empfehlungen und konkrete Erfahrungen von Kollegen, Netzwerkpartnern oder positive Berichte in der Fachpresse zu berücksichtigen. Analysieren Sie auch Rankings und Awards für realisierte Projekte bezgl. der dahinter stehenden Arbeitspartner. Das ist aussagekräftiger als sich nur auf Referenzangaben zu stützen.

Was tun bei knappem Budget?
Nutzen Sie die Vorteile von Sponsoren- oder Veranstaltungspartnern wie z.B. Getränkesponsoren, Shuttle-Services, Give-aways oder passenden cross-Marketing-Partnern Ihres Unternehmens.

Wichtig dabei: Die Partner-Kombination muss stimmig sein, d.h. zum Anlass und Konzept, zur tragenden Idee Ihrer Veranstaltung passen, sie möglichst noch unterstützen bzw. weiter tragen. Anderenfalls kannibalisiert sie Ihr Konzept.

3. Ungewöhnliche Locations

Nicht das Haus, wo etwas passiert, bleibt in Erinnerung, vielmehr der Ort des Geschehens.

Suchen Sie für Ihre Veranstaltung also möglichst nach einer ungewöhnlichen oder außergewöhnlichen Location, die zum Thema, zur tragenden Idee passt oder auf der das Kreativkonzept aufbauen kann.

Es muss nicht immer eine berühmte Adresse sein; manchmal sind es die eher unspektakulären Orte wie Hallen oder Gewölbe mit anderer Nutzungshistorie, die aufsehen erregender und günstiger sind.

Wichtig dabei: Nicht nur den Mietpreis in den Fokus nehmen, sondern ebenfalls die Nebenkosten beachten.

Weitere, zu klärende Fragen: Steht hauseigenes Personal zur Verfügung und/oder eine feste Cateringbindung? Ist die Mobiliar- und Geräteausstattung ausreichend vorhanden oder muss sie durch Miet-Teile ergänzt werden? Kann alles zeitgerecht zur Verfügung gestellt werden?

Wie steht es mit der Infrastruktur der Location? Ist sie mit Auto, Bahn, öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen oder nur durch Shuttle-Service?

Sind alle Fragen ausreichend beantwortet und das Konzept abgesichert, sollte mit allen beteiligten Mitarbeitern und Dienstleistungspartnern ein Location-Check gemacht werden, quasi als Bestandteil des Briefings lt. Pkt. 1.

4. Personal a la carte

Besser als irgendeinen beliebigen Künstler oder austauschbaren Showact als Entertainment-Faktor einzusetzen, ist die durchgängige Moderation der Veranstaltung durch einen gewitzten Entertainer oder einen fachkundigen Moderator, der eine nachhaltige Kommunikation mit Ihren Gästen in Gang bringen kann. Da gute und noch preisgünstige Moderatoren auf dem Markt schwer zu finden sind, lohnt sich die alternative Suche im engeren Umfeld. Z.B. im eigenen Unternehmen, wo sich häufig unter den Mitarbeitern echte Talente zeigen; oder bei Fachjournalisten, die sich auch ohne intensive Einarbeitung mit Ihrem Thema gut auskennen.

Besonderes Augenmerk richten Sie auf den Hostessen-Einsatz. Sie sind die Botschafter Ihres Unternehmens auf der Veranstaltung; sie sind die ersten und direkten Ansprechpartner für Ihre Gäste und demzufolge entscheidend für den ersten Eindruck. Es lohnt sich, sich im Vorfeld intensiv mit ihnen zu beschäftigen, sie gründlich auf ihre Aufgaben vorzubereiten und sie in Übungsrunden topfit für den Einsatz zu machen.

5. Topfit durch Training & Tests

Wenn alle Beteiligten die Abläufe wie im Schlaf beherrschen, kann bei der Stunde 0 nicht mehr viel schief gehen. Für die reibungslose Umsetzung des lange geplanten Events sind daher regelmäßige Testläufe mit möglichst vielen Beteiligten einzuplanen und verschiedene Rollen durchzuspielen. Beispiele: Gast kommt mit Reisegepäck an. Großer Gästeandrang auf einen Schlag. Gäste aus verschiedenen Ländern treffen gleichzeitig ein.

Es empfiehlt sich für den reibungslosen Durchlauf, klare Verantwortlichkeiten und Aufgaben festzulegen und darüber hinaus für jede Position eine Ersatzbesetzung bereit zu halten, die sofort einspringen kann, wenn Not am Mann/Frau ist.

6. Optimierte Hotelauswahl

Je nach Ausrichtung und Zweck, gibt es verschiedene Hotelarten. Die einzelnen Arten von einem Hotel ergeben sich durch die Lage und die Spezialisierung von den einzelnen Hotels. Für den Veranstatungsmarkt und Tagungsmarkt eignen sich spezielle Hotels besser, als Hotels für den normalen Touristenverkehr. Zusätzlich ist die Veranstaltungsart für die Wahl einer Hotelart ausschlaggebend.

Eine der Fragen aller Fragen bei der Veranstaltungsplanung ist die richtige Handhabung bei der Hotelauswahl und Buchung. Worauf ist zu achten, was sollte bei der Vertragsgestaltung beachtet werden?

• Klare Leistungsvorgaben.
  Definieren Sie als 1., welche Leistungen Sie wirklich benötigen. Und fragen Sie nur diese an, wenn gewünscht bei mehreren Hotels. Auf der Grundlage dieser Anfrageplattform erhalten Sie wirklich vergleichbare Angebote.
• Pauschale statt Einzelleistungen.
  Statt Einzelleistungen, die nach Verbrauch abgerechnet werden, geben Ihnen Tagungspauschalen einen besseren Kostenüberblick und damit Budgetsicherheit. Zudem sind sie in der Regel günstiger als Einzelleistungen.
• Begrenzte Getränkeauswahl.
  Am Getränk verdient die Gastronomie am meisten. Achten Sie deshalb auf Konferenzgetränke. Es rechnet sich, für die Tagungsräume nur unlimitiert Wasser und Säfte anzufragen und Softgetränke wie Cola etc. nur zum Essen einzuplanen.
• Stornofristen ohne Risiko.
  Die AGB der Hotels sind in der Regel unterschiedlich und deshalb im Sinne der Vergleichbarkeit der Angebote mit zu beachten. Da Hotels ihre Angebote bei Anfragen über Portale zu den AGB der Portale abgeben, erhalten Sie eine gewisse Rechtssicherheit. Storno- und Optionsfrist-Reminder der Portale unterstützen Sie zudem bei der Planung.
• Keine Deposit- oder Vorauszahlungen.
  Ein Deposit ist gleich hundert Prozent Vorauszahlung. Fällt die Veranstaltung dann aus, haben Sie viel Mühe, Ihr Geld zurück zu erhalten. Gehen Sie einen anderen Weg, wenn das Hotel auf dem Deposit bestehen sollte und versuchen Sie, eine Teilzahlung durchzusetzen. Limit bis 60 % der Buchungssumme.
• Keine Scheu vor persönlichen Nachverhandlungen
  Die Erfahrung zeigt, wer hartnäckig mit dem Hotelmanagement handelt, holt meist noch 5-10 % Preisnachlässe heraus. Deshalb lohnt sich der Griff zum Telefon, da bei Zimmerpreisen der Spielraum der Hotels größer ist als bei Tagungspauschalen. Häufig sind auch mehr oder bessere Leistungen (upgrades) zu vereinbaren.
• Vergleichsangebote stärken die Verhandlungsposition
  Es ist wie überall im Leben: ein zweites oder gar drittes Angebot gibt Ihnen Stärke weil es die Position und Alleinstellung des präferierten Anbieters schwächt. Nutzen Sie diesen Vorteil.
  Beachten Sie aber, dass in der Hotelbranche der Zimmerpreis steigt, je mehr Zimmer Sie anfragen. Weil die Anzahl von Zimmern und Tagungsräumen limitiert ist, ergibt sich bei großen Veranstaltungen ein höheres Ausfallrisiko, das wiederum zu einem höheren Preis führt.
• Sonntag ist Spartag
  Tagungshotels sind in der Regel wochentags stärker ausgelastet als am Wochenende. Diesen Umstand können Sie sich zunutze machen und Ihre Gäste kostengünstig am Sonntag anreisen lassen.

7. Umweltbewusster Materialeinsatz

Ein Großevent wird in der Regel nicht im Sinne von Nachhaltigkeit geplant. Dennoch läßt sich eine Ressourcenverschwendung einbremsen, wenn z.B. Mietmöbel genutzt werden, kein Wasser und exotische Speisen aus fernen Ländern aufgetischt wird und stattdessen regionale Produkte und recyclebare Materialien zum Einsatz kommen.

8. Professionelle Online-Hilfe

Online-Lösungen wie meetingswitch.com bieten Ihnen eine Vielzahl von Services und Hilfen bei der Planung Ihrer Veranstaltung und Auswahl geeigneter Tagungshotels/Locations.

Email-Vorlagen und Reminder erleichtern die Kommunikation; detaillierte Hotelportraits verschaffen Ihnen sofort einen optimalen Angebotsüberblick; Vergleichsangebote erhalten Sie per Mausklick in kürzester Zeit. Und wenn Sie Fragen und Probleme zu Hotels und Ausstattungen haben, bekommen Sie profunde Antworten und Lösungen von Branchenprofis.

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